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讨论IT企业多项目管理的实施难点与对策万芳

发布时间:2020-02-14 11:28:50 阅读: 来源:调味酱厂家

【讨论】IT企业多项目管理的实施难点与对策-CSDN.NET

摘要:IT企业因其在经营过程中比一般工程企业面临着更多的不确定性和环境的动态性,给多项目管理的实施带来更大的难度,本文就是结合IT企业项目管理的特点,对多项目管理的实施要点展

IT企业因其在经营过程中比一般工程企业面临着更多的不确定性和环境的动态性,给多项目管理的实施带来更大的难度,本文就是结合IT企业项目管理的特点,对多项目管理的实施要点展开讨论。

1 多项目管理理论回顾

多项目管理是站在企业层面对现行组织中所有的项目进行筛选、评估、计划、执行与控制的项目管理方式。它是在假定存在多个项目的前提下,如何协调和分配现有项目资源、获取最佳项目实施组合的管理过程。未来多项目管理发展趋势主要有:

(1)领域范畴不断扩展:从工程技术领域多项目管理扩展到其它领域多项目管理,从企业内部多个项目协调到跨国界、跨文化项目的增加,对不同种族、背景和不同商业行为项目管理体系的研究会越来越多。

(2)未来项目与企业战略需求更加紧密相连:随着高新技术和多项目管理的需求增大,围绕企业战略进行项目资源分配体系的建立成为必然,这将使多项目管理出现虚拟化、分布化、复杂化和信息密集等明显的特征。

(3)多学科知识的交融:在需求的催动下,其理论与方法成为集管理、信息技术等多领域知识为一体的综合性交叉学科。包括各种不同类别项目所共同需要的项目管理基础知识和各应用领域项目所需要的特殊管理知识,并逐步形成一种管理规则和一种管理文化。

(4)多项目管理信息技术支撑平台的建立:客户应用需求的驱使和信息技术的成熟,项目集群管理软件用来监控多个项目并协调资源分配,使不同距离的团队共同协作,分享信息,以改善项目生命期内的决策和信息的沟通。

对IT企业来说,多个项目的实施和良好的多项目管理可以降低项目成本,优化企业资源配置,从而提高企业的利润率。

2 多项目管理实施的难点

2.1 IT企业开展多项目管理活动的分析

IT企业在应对单个客户需求时,可能具有较好的弹性及其应变优势,企业领导者也可以对资源进行有效协调指挥,但当项目增加到一定程度时,势必又要增加管理层次来保证有效的领导,这就与其精干、扁平化的组织结构相违背。另外IT项目还涉及信息系统应用单位的组织、管理的调整与经营过程、业务流程的重构,单靠信息技术是无能为力的,这些促使企业之间的依存关系日渐加强,往往需要根据企业的环境变化进行适应性调整或重新安排。因而企业在坚守核心竞争力的同时,应建立项目筛选矩阵(Project screening matrix),从各种项目建议中选择那些对组织目标和战略做出最大和最平衡贡献的项目,并对目标进行优先级排序,使企业有限资源分配到正确合适的项目中。

2.2多项目管理实施的难点

多项目管理的产生和需求原因来自多方面,既是企业内部环境转变的结果,也是企业外部因素所致。这些因素将集中表现在企业分工与组织的变化、开发技术的变化、技术和管理的创新等方面。IT企业和一般工程企业相比,有其自身优势但受技术更新程度、IT项目特殊化和其资源的限制,往往使得这些因素给多项目管理的实施带来更突出的影响。这些因素将集中表现在:

(1)项目管理组织结构与企业项目运作的适应程度。

管理层批准了项目后,企业就要面临项目管理组织结构的选择,企业可以选择传统的职能型组织、独立的项目团队或某种形式的矩阵结构,但事实上是:即便结构相同的企业,项目管理方式也会存在很大的差异,归根到底也是组织文化的差异,它对项目组织结构将产生直接的影响。

另外,大多数IT企业将研发、销售和财务等专业人才分配到不同部门,这种自然的归类所形成的工作方式、习惯、规范和价值观将会阻碍不同职能领域的整合。这种潜伏的障碍给项目提出一个难题:项目管理权威在等级结构中如何确定并使之合法。

随着项目管理方式的变化,组织生活激烈的重构,IT企业还会将项目工作中的重要部分外包出去,面临虚拟管理问题。而且IT企业中关键性部门的经理或对企业利润有着直接影响的人能对另外一个并非他们直接负责的部门的运作和决策制定并实施显著的影响,这些将明显增加企业项目组织结构选择的难度。

(2)小项目大问题

日益增加的竞争使得顾客满意程度自身得到一种溢价,客户提出的特定需求往往需要企业迎合其定制的产品和服务,从而有更多的职能人员扮演着项目经理的角色。这些项目的并行实施面临的最大困难就是多项目管理组织环境(Multi-project management)的建立以及对支持组织战略的小项目进行优化排序的组合过程。然而令企业管理者感到困惑的是:小项目不会占用稀缺资源或资金,各项目对企业利润贡献价值又不大,但实行的结果往往是管理的低效率,企业的整体利润不见增长,然而客户的满意度要求又不得不需要项目经理把项目维持下去。这种小项目反映出来的大问题在IT企业中显得尤为突出,当然这在其他行业中也是普遍存在的。

(3)多项目管理中的协调问题

在多项目环境中,企业对项目进行管理的总体目标是所有项目的共同成功而非个别项目的成功。但遗憾的是每一个项目经理都会倾向于选择对自己项目有利的行为,使自己项目得到高层最大的支持,从而获取较高的资源优先级别。一旦各个项目间的协调沟通不畅,将会出现以下最常见的问题:全面性的进度滑坡,一个项目的延迟造成其它项目的连锁反应;资源利用效率低,出现不和谐的波峰和波谷;关键资源瓶颈使多个项目实施耽误。

每个企业的资源有限,这是不争的事实,所以即便是一个能力非常强的项目经理也会使想尽办法使项目受高层领导特别关注,这样会比较容易争取到最好、最多的资源,从而能谋求到项目利益的最大化。但它同时也造成了其它项目资源短缺或资金来源受阻,导致进度延迟,也极大的损害了它项目团队和项目经理的积极性。

另外,IT企业部门边界的模糊很容易导致利益的冲突和部门之间相互扯皮,从而导致效率低下。较好的做法是各自找到一个利益的均衡点,但这种旧平衡的破坏和新均衡的形成一方面使组织周而复始的处于超常态的变化中,迫使项目成员在职能命令和项目命令选择时左右为难,另一方面使项目经理花费更多的时间精力来指挥协调各职能部门为其项目服务,甚至还会出现因项目经理权限无法介入的尴尬局面。

(4)人本意识控制力度

IT企业的产业结构调整、软件开发技术的升级,都需要有掌握相关知识的员工,尤其是那些掌握关键知识的员工在IT企业中显得更为重要。但事实上是这些企业大多面临着高知识员工的短缺问题,而核心员工的去留很大程度上却决定着企业的生存和发展。归结到多项目管理环境中,员工的高流动率,意味着参与项目日常运作的各级人员频繁变动,尤其是当具有关键性知识的员工随着项目逐步向各部门和岗位分散,稍有分配不当将给以后项目资源的调度和配置带来阻力,打断开发计划的进行。那些掌握着企业命运的高层领导如不能做到真正的尊重知识员工,为他们安排合适的岗位和提供合理的奖励制度,就会使得企业人才变动频繁,企业竞争力受损严重。因此,维持企业长期运转,解决人才这敏感而又现实问题对整个企业进行项目管理策划具有重要意义。

(5)多项目资源配置方法的灵活运用

多个项目的并行实施必然产生资源冲突,没有对有限的资源进行进度安排的后果是高成本和项目的延误;忽视项目资源使用时段的波动,出现项目资源分配不足和过分配以及新项目的加入,项目任务的前序任务的完成等等都将导致待执行项目任务的难度增加。另外,企业资源也是经常变化的,如人员的调动、假期及硬件资源的损耗和增加等等。同时资源也是有限的,不可能所有的可执行任务都能同时获得所需的资源。这些都给资源的配置带来困难。如何有效利用企业有限资源将是多项目管理活动中最为重要,最为关键的内容。

3 多项目管理实施对策

当面临多项目并行管理的时候,我们不可能象管理一个项目一样进行从头盯到尾,并且关注其中出现的任何问题,这从精力上来说是不现实的,而且如果你确实企图如此做,唯一的结果就是把自己弄得很忙碌,而且会突然发现,你不断处于救火的过程中。那么基于此,应该如何进行管理呢?

(1)判断轻重缓急,确立优先次序

多IT项目管理最重要的一步是:先考虑项目的优先权利。当面对多个IT项目时,决定CIO要做什么和以什么顺序去做是很重要的。仅仅简单地选一个喜欢的项目并只关注于这一个项目是没有用的,需要仔细分析以确保重要项目能达到和满足公司最急切的需求。

因为企业业务发展的多样化,造成对IT的需求也是多样化。所以,许多IT项目都是交叉并列进行的。因此,CIO要确保每一个项目的任务都被恰当并且合理地排序。我见过许多CIO在项目与项目之间跑来跑去,到处抓救命稻草,疲于奔命。所以,将每一个IT项目明确地细分并将其正确地排序,这是十分必要的。

另一方面,对多个IT项目进行优先权利的排序还有助于CIO应付项目进行中的工程变更。好多时候,IT部门每年都会收到数个变更请求之中。只有有了优先权利排序,CIO才能看到什么是最紧迫的,哪些请求是可以先放缓一下,以及哪些请求将会被围绕它的其他请求所代替。

(2)建立多项目管理机制

多项目管理在许多CIO眼里是一道难题。由于没有良好的多项目管理体制,我们常常会看到许多IT项目在资源冲突的时候会半途而费。为此,许多CIO常常抱怨公司中有太多同时进行的项目,使许多项目都没能按时完成,虎头蛇尾。

多项目管理的一个核心难题是:如何缓解多个项目对资源的争夺,如何解决多项目在时间、资源方面的过载问题,以及解决多项目沟通的效率。因此,建立一个良好的多项目管理机制是关键一步,只有通过对各种资源的合理应用才是CIO破解多项目管理难题的好方法。

说到建立多项目管理机制,邓岗的经验是CIO可以创建一个多项目的核对表,它可以帮助CIO有效地获取和收集所有项目的工作情况。这个核对表可以全程监视所有正在进行的IT项目,给出所有IT项目的全貌描述(从计划、实施到收尾阶段),同时每月及时更新诸多项目的进展状况。例如列出每个项目的简短描述、日程安排、项目进行阶段以及针对项目状况的意见,每个项目旁边都有一个红色、黄色或者绿色的标记表明项目处于中断、在预算阶段还是进行状态。通过这个工作流程,CIO可以看到某个项目如何被放到优先位置上并正在实施。

(3)利用时间差,尽量避免资源争夺

在多项目管理中,尽量错开多个IT项目间在同一时间对同一资源和人员的争夺是一个有效的管理方法。例如利用时间差把多个IT项目分时实施,让关键资源(资金,人力资源等)保持非过载状态。

如果无法解决时间差问题时,一般可采取增加资源或确定项目资源优先使用的途径来解决。例如短平快的核心IT项目可具有较高优先使用权,但不能一直在整个项目阶段中独占资源。不过,对于大多数CIO来说,增加资源一般不太可能,因为它增加了项目成本。优先使用资源作为下策虽然保证了成本,但不可避免地影响到其它项目的工期,实际场合中应在成本和时间中进行权衡。

(4)清楚各项目团队能力,适当授权解放自我

需要一直记住的是,CIO是公司多IT项目的最终负责人,但CIO的精力和时间有非常有限,古语有云:好钢用在刀刃上,好劲磨在刀膛上。所以,CIO必须对所有IT项目做出适当的授权。CIO在实施多个项目时,清楚各个项目的项目经理的支持和能力也至关重要。

(5)建立信息共享机制

建立信息共享机制的目的在于加强各项目经理的沟通,避免信息和决策在传递过程中失真和误解。但现实中,项目经理出于自身利益的考虑,往往不愿意透露项目的任何细节,包括开发手段、管理技巧等。这样各自为政的结果是信息闭塞,间接增加各项目的摸索时间,无法发挥企业的优势。笔者认为可行的做法是让各项目经理相互间交叉渗透到其它项目中,可以是某个信息决策参与者,也可以是某个子项目的子任务,这在某种程度上是占用了项目经理的时间,但与共同分享有限资源带来的便利相比是值得牺牲的。不仅可以分享技术和管理经验上的共同进步,更重要的是无形中为今后项目的开展创造良好开端,有利于项目优先级系统的较快实施。

(6)建立良好的绩效考核机制

良好的绩效评估系统促使项目人员改变自己的行为,帮助个人在组织环境的自我学习中不断成长。项目绩效考核的对象包括项目团队、成员个人和项目经理,根据考核对象的不同,评价标准和评价方法会有所侧重点。在项目团队评价中,主要集中在时间和成本绩效管理,评价方式常用的是调查法,组织根据调查的结果对项目团队的发展、优势和劣势,以及给今后项目工作带来的经验等方面进行评估。而在团队成员和项目经理的考核中,比较有趣的是项目经理和团队成员一方面惧怕对自己的评估考核,担心考核的标准是否公平合理,自己的表现能否带来高额的奖金或工资的大幅增长。另一方面是内心又渴望组织的考核,认为自己对项目的努力程度以及付出的劳动成果应有良好的回报,考核的结果也正是对劳动成果的量化。不同的是项目经理在被评审的同时,还要承担对团队成员的考核工作。值得注意的是:项目经理在绩效评价过程中的介入深度,会因组织结构的不同而有所不同。例如:平衡矩阵中,项目经理和部门经理对团队成员进行联合评价;项目型矩阵中,项目经理应负责评估个人绩效。

一般来说,所有的绩效评估方法都将集中于它为各个项目和团队带来的技术管理经验和社会人文技能。在IT企业项目绩效管理过程中,为掌握关键知识的员工提供合适的岗位和奖金制度,并制定相应的绩效考核制度,给员工带来稳定感和挑战性,防止完工不报告等不良行为因素的发生尤为重要。这里我们比较推崇的方法是360度反馈(360-degree feedback)评估。这种方法要求从参与项目活动的所有人那里收集到工作绩效方面的反馈意见,包括职能经理、同事和下级甚至客户。一方面这在结构层次简单的IT企业中较易实现,另一方面能全面发现个人的长处和短处,为提高绩效水平制定行动计划。关于这方面的讨论读者可以参考相关书籍。

总之,随着更多的IT企业参与到国际竞争当中,跨国界、跨文化的项目日渐增多,多项目管理体系将更加多样化、复杂化。针对多项目管理实施过程中的难点,各种各样的对策方法将在实践中得到检验。当然本文探讨的对象也可由IT企业扩大到一般企业,因而企业在吸取项目管理理论精华的同时,更应该结合企业自身特点,有选择、有步骤地将最新成果应用到实际项目当中去,这样才能不断获得项目管理带来的喜悦。

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